Projekt Alapító Okirat

2004.

Célközönség

NIIF

Fogyatékosok kiszolgálása projekt : Közgyűjtemények (könyvtárak, múzeumok, levéltárak), tudományos-, oktatási intézmények, közigazgatási és minden egyéb közjellegű online tartalomszolgáltató.

Tartalomjegyzék

1. Bevezetés

1.1. Jelen dokumentum tárgya
1.2. A projekt előzményei
2. Célok, teljesítménymutatók
2.1. A projekt célja
2.2. A projekt sikerességét meghatározó teljesítménymutatók
3. A projekt terjedelme
3.1. A projekt terjedelmének meghatározása
3.2. A projekt terjedelmén kívül eső feladatok
3.3. Korlátozó feltételek
3.4. A projekt terjedelmével kapcsolatos egyéb megfontolások
4. A projekt menete és szakaszai
4.1. Projekt előkészítés szakasz
4.2. Tervezési szakasz [ha van]
4.3. Bevezetés szakasz [ha van]
4.3.1. Egyik tevékenység
4.3.2. Másik tevékenység
4.3.3. Akár több tevékenység is..
4.4. Próbaüzem [Ha van ]
4.5. Projektzárás szakasz
5. Projekt szervezeti felépítése és működése
5.1. A Projekt Igazgatóság (PI)
5.2. A Projektvezetés
5.3. A projekt munkacsoportok
5.3.1. A projekt munkacsoportok szerepe
5.3.2. Munkacsoportok vezetői, tagja
6. Leszállítandók
6.1. Projekt előkészítés
6.2. Tervezés [Ha van]
6.3. Bevezetés
6.3.1. Egyik tevékenység
6.3.2. Másik tevékenység
6.3.3. Akár több tevékenység is
6.4. Próbaüzem [Ha van]
6.5. Projektzárás
7. A projekt ütemezése
7.1. A projekt ütemterve
7.2. A projekt mérföldkőterve
8. A kockázatkezelési stratégia
8.1. A kockázat meghatározása
8.2. A kockázatkezelési eljárás célja
8.3. A kockázatértékelési eljárás
8.4. Kritikus sikertényezők
9. A változáskezelés
9.1. Bevezetés
9.2. A változáskezelés
9.2.1. A változáskezelés felelősei a projektszervezetben
9.3. A kommunikációs stratégia
9.3.1. Bevezetés
9.3.2. A célközönség
9.3.3. A kommunikációs terv
9.3.4. Egyéb kommunikáció
9.4. Dokumentációk
10. Minőségbiztosítási stratégia
10.1. Projekt folyamatok minőségbiztosítása
10.1.1. A folyamat minőségbiztosítás célja és feladata
10.2. Projekt termékek minőségbiztosítása
10.2.1. A termék minőségbiztosítás c élja
10.2.2. A termékek belső minőségbiztosítása
10.2.3. A termék minőségbiztosítás módja
11. Projekt költségvetés
MELLÉKLETEK

12. A projekt kockázatai az induláskor

13. Működés rendje
13.1. A működés szabályozásának célja, tartalma, hatálya
13.1.1. A működési rend célja
13.1.2. A működési rend tartalma
13.1.3. A működési rend hatálya, jóváhagyása és karbantartása
13.2. A projektkommunikáció leírása
13.2.1. A projektkommunikáció alapelvei
13.2.2. A személyes megbeszélések
13.2.3. A telefonon történő megbeszélések
13.2.4. Az írásbeli levelezés
13.3. A projekten belüli megbeszélések rendje
13.3.1. Projekt teljes létszámú megbeszélés
13.3.2. Projekt Irányító Értekezlet, PIÉ
13.3.3. Munkacsoportszintű státusz megbeszélés
13.3.4. Egyéb
13.4. A projekten kívüli és vezetői megbeszélések rendje
13.4.1. Projekt Igazgatóság
13.4.2. Szakmai egyeztető megbeszélés
13.4.3. Egyéb
13.5. A projekt ügyrendje
13.5.1. Alapfogalmak
13.5.2. A projekt eljárásrendje
13.6. A projekt dokumentációs rendje
13.6.1. Iktatás
13.6.2. Verziókezelés
13.6.3. Anyagok átadása-átvétele
13.6.4. Formai követelmények
13.6.5. Elektronikus projektdokumentáció - Könyvtárstruktúra
13.7. A projekthelyszín és felszerelése
13.7.1. Projekt helyszíne
13.7.2. Munkavégzés általános feltételei
13.7.3. A projektben résztvevők elérhetősége
14. Projektterv


1. Bevezetés

A jelen Projekt Alapító Okirat (továbbiakban: PAO) az NIIF Iroda XXX (továbbiakban: XXX) projektjére vona tkozó tartalmi , szervezeti és működési információkat tartalmazza. Az XXX projekt ...

Jelen dokumentum tárgya

Jelen Projekt Alapító Okirat a Fogyatékosok kiszolgálása projektre vonatkozóan határozza meg

A projekt előzményei

3. Célok, teljesítménymutatók

A projekt célja

A projekt célja a VMEK olyan ir ányú továbbfejlesztése, amely a csökkentlátók, egyéb fogyatékosok számára a MEK felületet beállíthatóságát a szolgáltatott dokumentumok szintjén is lehetővé teszi.

A projekt sikerességét meghatározó teljesítménymutatók

A projekt sikerességét az alábbi mutatók határozzák meg:

3. A projekt terjedelme

A projekt terjedelmének meghatározása

A projekt terjedelmének meghatározásakor az alábbi definíciókat alkalmaztuk:

MEK akadálymentesített 2.0 szolgáltatás : A továbbfejlesztett akadálymentesített szolgáltatás alternatív színváltó, betűméret-váltó felületekkel, egyéb fogyatékosok (csökkentlátók, mozgáskoordinációs zavarokkal rendelkezők) számára fejlesztett kiegészítésekkel.

Rendszerterv : a fogyatékosok szempontjait figyelembevevő 2.0-s akadálymentesített szolgáltatás rendszerterve

A projekt terjedelmén kívül eső feladatok

Nem tartozik a Fogyatékosok kiszolgálása projekt terjedelmébe:

Korlátozó feltételek

A projekt terjedelmével kapcsolatos egyéb megfontolások

A kapcsolódó projektek, különösen:

A projekt menete és szakaszai

A projekt a munka hatékony szervezése érdekében projektszakaszokra tagolódik. A feladatok részletes lebontását a Projektterv tartalmazza, amely a jelen Projekt Alapító Okirat mellékletét képezi.

  • Projekt előkészítés szakasz
  • A szakasz célja: a projekt sikeres működéséhez szükséges előfeltételek biztosítása.

    A Projekt előkészítés szakasz során készül el a Projekt Alapító Okirat, amely az alábbiakat tartalmazza a projektre vonatkozóan:

    Ebben a szakaszban történik meg a projektszervezet tagjainak megbízása és a projekt munkavégzési környezetének kialakítása.

    A Projekt előkészítés a projektindító értekezlettel zárul. A projektindító értekezlet célja a projekt terjedelmének, céljainak, feladatainak, ütemezésének, működésének megismertetése a projektbe delegált NIIF-es és külsős munkatársakkal, illetve hatékony munkakapcsolat kiépítése a résztvevők között.

    Tervezési szakasz

    A szakasz célja a Rendszerterv elkészítése.

    Bevezetés szakasz

    A szakasz célja a MEK akadálymentes 2.0-s szolgáltatásának sikeres elindítása a szükséges programfejlesztés után, beleértve a teszteléseket.

    A bevezetési szakasz egymástól jól elkülöníthető, párhuzamosan végezhető tevékenységi területekre bontható.

    Egyik tevékenység

    A tevékenység célja: a Rendszerterv alapján a szükséges felülettervezés kialakítása, majd annak alapján a programozás elvégzése. A tesztelési szakasz eredményei alapján szükség esetén módosítani kell a programozást, kivitelezést.

     

    Másik tevékenység

    A tevékenység célja a Vakok Szövetségének hangoskönyveinek, hangzó dokumentumainak digitalizálása és a MEK-en keresztüli alkalmas szolgáltatási formára hozása.

    Próbaüzem

    A szakasz célja: a rendszer üzembe helyezése és éles üzemeltetéssel azonos módon történő működtetése a szolgáltatás hivatalos elindítása előtti időszakban.

    A szakasz során a projekt eredményeként kialakított üzemeltetési szervezet a meghatározott folyamat ok szerint működteti a rendszer valamennyi elemét. A próbaüzem során a tapasztalt hibajelenségek regisztrálásra kerülnek, és kijavításukra intézkedés történik. A szakasz lezárásaként a próbaüzem tapasztalatai alapján kiértékelési jegyzőkönyv készül, amely alapján az NIIF dönt a szolgáltatás elindításáról.

    Projektzárás szakasz

    A szakasz célja: a projekt hivatalos lezárása.

    A szakasz során átadásra kerülnek a projekt végtermékei, a projekt vezetősége és a felügyeleti szervek értékelik a projekt működését és e redményeit, valamint ebben a szakaszban kell meghatározni a MEK akadálymentes 2.-0-ás szolgáltatásának elindításához és üzemeltetéséhez esetlegesen szükséges további feladatokat.

    5. Projekt szervezeti felépítése és működése

    A projekt sikeres megvalósítása é rdekében az NIIF Iroda és a közreműködő külsős szakemberek projektszervezetet hoznak létre, amelynek működtetése mindkét fél feladata és felelőssége az alábbiakban részletezett rend szerint.

    A projektszervezet főbb elemei és résztvevői a következők:

    A Projekt Igazgatóság (PI)

    A Fogyatékosok kiszolgálása projektet a Projekt Igazgatóság és az NIIF Iroda Projekt Koordináció felügyeletével és irá nyításával a Projektvezetés keretében menedzseli a projektvezető.

    A Projektvezetés

    Projektvezető: Moldován István

    Projektvezető-helyettes: Drótos László

    A projekt munkacsoportok

    A projekt munkacsoportok szerepe

    A projekt fela datait a munkacsoportok végzik, a leszállítandókat szintén a munkacsoportok állítják elő a projektvezetés irányításával.

    A projekten belül az alábbi munkacsoportok működnek:

    Munkacsoportok vezetői, tagja

    Akadálymentesítő Munkacsoport

    6. Leszállítandók

    Projekt előkészítés

    A munkaszakasz leszállítandói:

    Részletes projektterv , amely a PAO mellékleteként tartalmazza a projekt részletes feladatait, időpontját, időtartamát és felelősét.

    Projekt Alapító Okirat , amely tartalmazza a projekt célját, működési elveit, alkalmazott módszertanait, a projekt véglegesített terjedelmét, a projekt által megvalósítandó feladatokat, a projektszervezetet, a felelősségi és feladatköröket, döntési mechanizmus, a projekt működési rendjét, a projekttervet, minőségbiztosítást és kockázatkezelési tervet, kommunikációs tervet.

    Tervezés

    A szakasz célja a Rendszerterv elkészítése.

    Bevezetés

    A munkaszakasz leszállítandói:

  • Egyik tevékenység

    Rendszerterv, amely az akadálymentesített honlap továbbfejlesztésének konkrét lépéseit, az alkalmazott technológiák leírását tartalmazza.

  • Másik tevékenység
  • A szolgál tatásra kerülő hangzó dokumentumok listája.

    Próbaüzem

    Tesztelési jegyzőkönyv, amely tartalmazza a próbaüzem során felmerült hibajelenségeket (szervezeti, működési, műszaki), a kijavításukra tett intézkedéseket, ezen intézkedések eredményeit, valamint egy összegző értékelést a próbaüzem tapasztalatairól.

    Projektzárás

    Projekt értékelő dokumentum , amely tartalmazza a projekt tevékenységeinek és eredményeinek összefoglalását, a projekt értékelését, valamint a további feladatok meghatározását.

    7. A projekt ütemezése

    A projekt ütemterve

     

    A projekt átfogó részfeladatait és ütemtervét (projektterv) a x. számú melléklet tartalmazza.

    A projekt mérföldkőterve

    ID

    Projekt szakaszai

    Mérföldkő

    Elérni kívánt eredmények

    Határidő

    M1

    Projekt előkészítés

    Projektindító értekezlet

    A projekt indításához szükséges dokumentáció elkészítése

    2004.04.15.

    M2

    Tervezési szakasz

    Rendszerterv elkészítése

    A rendszer tervének elkészítése

    2004.05.25.

    M3

    Megvalósítási szakasz

    A VMEK 2.0 továbbfejlesztett változatának kivitelezése

    A továbbfejlesztett, általános célú felület elkészítése.

    2004.06.20.

    M4

    Tesztelési szakasz

    Értékelési jegyzőkönyv

    Az elkészült rendszer tesztelése és a hibák javítása

    2004.06.28.

    M5

    Projektzárás

    Projektzáró értekezlet

    Az eredmények összegzése, a további teendők meghatározása.

    2004.06.30.

     

    8. A kockázatkezelési stratégia

    A kockázat meghatározása

    Kockázat alatt azoknak a negatív hatásoknak az összességét értjük, amelyek jelentősen befolyásolhatják a projekt sikerét.

    A kockázati tényezők közül fontosságát tekintve kiemelhetők az alábbi kockázatok:

    A kockázati tényezők felsorolása nem lehet lezárt és nem lehet teljes. A kockázat definíciójából egyértelműen következő és/vagy azonosított kockázatokon túl a projekt megvalósítása során felmerülő egyéb kockázatok felismerése érdekében szükséges a projektben szereplő valamennyi résztvevő folyamatos aktív figyelme a hatáskörében jelentkező, a munkacsoportra vonatkozó tevékenységi kör sikerét veszélyeztető hatások iránt.

    Ebből kifolyólag a Projekt Alapító Okirat a projekt indulásakor felmerülő kockázatokat mutatja be az 1. sz. mellékletben.

    A kockázatkezelési eljárás célja

    A kockázatkezelési eljárás célja a kockázatok feltárása (a projekten, illetve a munkacsoporton belül); ez ek jelzése, azonosítása, az elkerülésükre és megoldásukra szóló javaslatok kidolgozása avégett, hogy ez elősegítse a projekteredmények létrehozását a meghatározott idő- és költségkereteken belül. A kockázatkezelés sikere érdekében a kockázatmérséklő intéz k edéseket az elvárható legrövidebb időn belül meg kell tenni.

    A kockázatértékelési eljárás

    A kockázatok csökkentése érdekében a munkacsoportoknak és a projektvezetésnek az alábbi esetekben kell kockázatértékelést végezniük:

    Amennyiben a kockázatértékelés eredményeképpen új közvetett kockázati elem jelenik meg,

    A kockázatkezelési eljárás folyamata:

    A kockázatkezelés eljárás lépései

    Felelős

    Intézkedés

    A kockázat számbavétele, felismerése

    a projekt valamennyi résztvevője

    munkacsoport vezető tájékoztatása "kockázatkezelési" formalap megnyitásával

    A kockázat leírása

    formalap kitöltő

    "kockázatkezelési" formalap megfelelő rovatainak kitöltése

    A kockázat-csökkentési jav aslat kidolgozása, szükség szerint konzultáció külső szakértő bevonásával

    formalap kitöltő, munkacsoport vezető

    "kockázatkezelési" formalap megfelelő rovatainak kitöltése a kockázatcsökkentő javaslat kidolgozásával egyetemben

    Kockázat-csökkentés ráfordításainak becslése

    Munkacsoport vezető

    "kockázatkezelési" formalap megfelelő rovatának kitöltésével

    A teljesen kitöltött formalap és mellékletei azonnali elküldése a projektvezetőknek

    Munkacsoport vezető

    a projektvezetők saját hatáskörben döntenek a kockázat további kezeléséről, a PIÉ-re történő előterjesztéséről

    Döntés

    PIÉ szükség esetén PI

    PIÉ utasítja a munkacsoportok vezetőit a kockázat csökkentési javaslat végrehajtására

    Kockázatcsökkentési intézkedések végrehajtása

    PIÉ, PI által megjelölt személyek

    Végrehajtás

    Végrehajtás eredményeinek ellenőrzése

    Projektvezető, esetleg minőségbiztosítási felelős

    terven felül elrendelt szemle vagy teszt megtartása

     

    Kritikus sikertényezők

    9. A változáskezelés

    Bevezetés

    Ennek a fejezetnek a célja azon a változáske zeléssel kapcsolatos kommunikáció bemutatása, amelyet a projekt során követni fogunk. A fejezetben ismertetett eljárások a változáskezelés mellett egyben a minőségbiztosítás eszközei is.

    A változáskezelés

    A változáskezelés a projekt keretein belül az alábbiakra fog koncentrálni:

    A változáskezelés felelősei a projektszervezetben

    A változáskezelésben résztvevő szereplők szerepének és felelősségének pontos leírása a projekt szervezet bemutatásánál található.

    A főbb változások jóváhagyása és dokumentálása formalizált keretek között történik meg, a döntést meghozók körét és az alátámasztó dokumentációkat tartalmazza a következő táblázat:

    Változás

    Jóváhagyás

    Dokumentáció

    Projekt határidő

    NIIF Iroda Igazgató

    Jegyzők önyv

    Mérföldkő határidő

    NIIF Iroda projekt koordinációs igh.

    Jegyzőkönyv

    Feladat határidő

    Projektvezető

    Státusz jelentés, Projektterv

    Költségvetés

    NIIF Iroda Igazgató

    Projekt költségvetés

    Erőforrás szükséglet

    Projektvezető

    Erőforrásterv

    A kommunikációs stratégia

    Bevezetés

    A hatékony kommunikáció a kitűzött cél elérésének alapvető eszköze és feltétele, ami elsősorban a projektmunkatársak folyamatos és őszinte, illetve az érintettek megfelelő időben történő informálása. Ezért létre kell hozni egy jól működő kommunikációs rendet, amely biztosítja az egyértelmű és konzisztens kommunikációt.

    A Fogyatékosok kiszolgálása projekt számos résztvevőre van hatással, így kizárólag folyamatos kommunikáció révén érhető el, hogy

    célközönség

    A kommunikációs terv a projekt és az általa érintett célközönség közötti kommunikációt határozza meg. A célközönsége az alábbiak szerint tevődik össze:

    Projekten belüli csoportok

    Projekten kívüli csoportok

    A kommunikációs terv

    A kommunikációs terv, illetve az azt ábrázoló mátrix a kommunikáció által megcélzott célközönségre lebontva az alábbi elemeket tartalmazza:

    Projekten belüli csoportok kommunikációs terve

    Projekten kívüli csoportok kommunikációs terve

    Egyéb kommunikáció

    A kommunikációs tervben nem meghatározott tájékoztatási igény felmerülése esetén a kommunikációt előzetesen az egyik projektvezetővel kell egyeztetni és jóváhagyatni. A projektvezető feladata az NIIF Iroda Projekt Koordináció esetleges bevonása.

    Valamennyi egyéb, nem a kommunikációs tervnek megfelelő kommunikáció nem minősül a projekt hivatalos állásfoglalásnak. Az így adott tájék oztatás az információszolgáltató magánvéleményét tükrözi.

    Dokumentációk

    A dokumentálás célja a

    A projekt során a http://www.pm.niif.hu/doc/sblon webcímen elérhető sablonok alapján keletkezett dokumentumok nyilvántartását a projektvezető minden projekttag által elérhető módon készíti el.

    10. Minőségbiztosítási stratégia

    A projekt minőségbiztosítása kétszintű:

    A külső minőségellenőrzést végző szervezet/személy kijelölése az NIIF Iroda feladata, erről a projektvezetőket értesíteni fogja.

    A belső minőségbiztosítás munk atársai:

    Funkció

    Megbízott

    Minőségbiztosító - szervezet/folyamatok

    Moldován István

    Minőségbiztosító - technológia

    Vitéz Gáborné

    Projekt folyamatok minőségbiztosítása

    A projekt folyamatának minőségellenőrzése a projekt folyamatával, eseményeivel, mérföldköveivel párhuzamosan történik, annak érdekében, hogy időben feltárja a projekten b elüli esetleges konfliktushordozó területeket, kockázatokat, és megoldási javaslatokat tegyen ezek hatékony kezelésére.

    A folyamat minőségbiztosítás célja és feladata

    Hogy elősegítse a projekt hatékony és terv szerinti működését, és ennek érdekében célja és feladata:

    A minőségbiztosítási jelentéseket a mérföldkövekhez kapcsolódóan az NIIF Iroda által kijelölt minőségbiztosító készíti el a projekt számára, melyek a projekt működésére vonatkozó megállapítások mellett tartalmazzák az elkészült termékekhez kapcsolódó ellenőrzések tapasztalatait is.

    Projekt termékek minőségbiztosítása

    A termék minőségbiztosítás célja

    A termék minőségbiztosítás célja, hogy elősegítse a projekt termékek (a rendszertervek, a működő rendszer és a dokumentációk) elkészítésének szakszerűségét és ezáltal is biztosítsa, hogy ez a végtermékbe beépült, illetve az kielégíti az előre meghatározott termék definíciókat és minőségi kritér iumokat.

    A termékek belső minőségbiztosítása

    Az elkészült termék minőségéért mind a munkát kiadó, mind a munkát végző személy felelős. A munkát kiadó személy a feladata a munka befejeztével a végtermék ellenőrzése, szükség esetén annak módosít(tat)ása.

    A t ermékek belső minőségellenőrzése során a feladat delegálójának kell a minőséget ellenőriznie. Nem megfelelő termék esetén vissza kell adnia módosításra.

    A termék minőségbiztosítás módja

    A dokumentum jellegű termékek (különböző szintű tervek, oktatási anyagok, felhasználói dokumentációk, stb.) ellenőrzése tartalmi és formai szempontokra irányul. A kétkörös ellenőrzést (belső és független) követően és az "Átadás átvételt" megelőzően sor kerül a hibák korrekciójára, akár több ciklusban.

    A beállított rendszert a (kulcs)felhasználók és a projekt team tagjai tesztelik a tesztelési tervek alapján, ill. elvégzik a szükséges javításokat. A tesztek fő szempontja funkcionális és technikai ellenőrzés.

    Amint egy dokumentum típusú termék elkészült, az elkészültéért felelős projekt résztvevő hálózaton (amenny i ben ez lehetséges) vagy nyomtatott formában eljuttatja a véleményező - aki lehet a projektvezető, és/vagy az őt támogató szakmai irányító, illetve az adott terület szakértője, valamint a projekt független minőségügyi szakembere - részére, aki az elkészült terméket áttanulmányozza, és a termékkel kapcsolatos véleményét eljuttatja a termék készítőinek. Célszerű a terméket véleményezőnek és a terméket készítőnek szóban is egyeztetni az elkészített termékről, amely lehet p rezentáció formájában csoportos, vagy egyéni.

    Az informatikai termékek (pl. interfész program, produktív rendszer) tesztelésének eredményéről, a hibajavításról jegyzőkönyv készül, melyet a minőségbiztosító ellenőriz.

    Amennyiben az átvétel során a termék min ősége megfelel az elvárásoknak, úgy az átvevő a "Teljesítési jegyzőkönyvben" ismeri el a teljesítés és a termék átvételének tényét.

    11. Projekt költségvetés

    Költségek

    A projekt tervezett költségeit tartalmazza a következő táblázat, amelynek egyes soraiban szereplő tételek részletes kibontását az alfejezetek tartalmazzák:

    MELLÉKLETEK

  • A projekt kockázatai az induláskor
  • A működés rendje
  • Projektterv
  • 12. A projekt kockázatai az induláskor

    13. Működés rendje

    A működés szabályozásának célja, tartalma, hatálya

    A működési rend célja

    A Projekt Működési rendje meghatározásának (továbbiakban működési rend) célja, hogy az NIIF Iroda által indított XXX projekttel kapcsolatban meghatározza a projekt szervezeti felépítését és működési rendjét, és azt minden, a projektben résztvevő szervezet és személy számára egyértelművé tegye.

    A működési rend tartalma

    A működési rend egy egységes, áttekinthető és kezelhető "kézikönyv" formájában rögzíti a projekt sikeres megvalósításához szükséges alapvető információkat. Ennek keretében a dok u mentum tartalmazza a projekt szervezeti és működési szabályait, a kommunikációhoz szükséges személyi és elérési információkat, valamint a fontosabb munkadok umentumok mintáit.

    Fő fejezetei a következők:

    A működési rend hatálya, jóváhagyása és karbantartása

    A projekt működési rend betartása egyaránt vonatkozik a projekt belső és külső résztvevőire, és a projekt teljes időtartamára.

    A működési rendet a XXX projekt hozza létre, és a projektvezetője gondoskodik karbantartásáról. A projekt körülményeiben felmerülhető változások következtében a működési rend egy "fejlődő" dokumentum. A működési rend újabb verziói egyértelműen megkülönböztethető verziószámmal rendelkeznek.

    A projektkommunikáció leírása

    A projekt sikere érdekében a megfelelő kom munikáció folyamatos fenntartása elengedhetetlen.

    A projekt széles funkcionális és műszaki területet fed le, ezért kiemelten fontos az alább felsorolt alapelvek minden projekttag általi elfogadása és betartása.

    Az alapelvek minden projekttagra egységesen érvényesek.

    A projektkommunikáció alapelvei

    A projekt sikere nagymértékben függ a kommunikáció sikerességétől. Ezért nagyon fontos, hogy megfelelő kommunikáció kialakuljon és fennmaradjon.

    A kommunikáció célja elsősorban az, hogy mindenki mindig tudja, mi a feladata és mi annak a célja (mit miért kell kinek elvégeznie).

    A hivatalos kommunikáció eszközei:

    Minden más kommuniká ció, illetve annak részletei és eredménye a projekt szempontjából nem tekinthető és nem tekintendő relevánsnak.

    A személyes megbeszélések

    A megbeszéléseken a legfontosabb alapelv a meghívottak

    A személyes megbe szélések lehetőleg legyenek

    A megbeszélés felelőse a megbeszélést elsősorban elektronikus úton kezdeményezi; ugyanúgy a megbeszélés helyszínének lefoglalását is.

    A megbeszélés résztvevői kötelesek a megbeszélés szervezőjét informálni a megbeszélés napirendjét vagy más lényeges részét érintő változtatásokról és az esetleges hiányzásról a megbeszélés kezdete előtt legkésőbb egy munkanappal.

    A megbeszélés idejét, célját, napirendjét és helyszínét, esetleg munkaanyagát a megbeszélés szervezője az érintettekhez elsősorban a projekt levelező rendszere segítségével, annak munkacsoport-szervező alkalmazásával (elektronikus úton) juttatja el.

    A nem rendszeres, eseti (ad hoc) személyes megbeszélésnek is kell legyen felelős szervezője, aki a megbeszélés sikeres megszervezéséért és levezetéséért felel.

    A megbeszélés szervezője köteles kijelölni a megbeszélés levezetőjét és a jegyzőkönyv vezetőjét.

    A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv vezetője kizárólag a jelen dokumentumban található formanyomtatvány alkalmazásával készíti el, külön összegezve a megvitatott és eldöntött problémaköröket, valamint a meghozott döntéseket, a meghatározott feladatokat, a hozzájuk rendelt határidőt és a felelős nevét.

    A jegyzőkönyv vezetője a megbeszélés befejezése után, attól számítva legkésőbb egy munkanapon belül köteles az elkészített jegyzőkönyvet a részvevőkhöz és az esetlegesen érintettekhez (elsősorban elektronikus úton) észrevételezésre eljuttatni, az észrevételezés határidejének meghatározásával (általában egy munkanap).

    A résztvevők észrevételeiket írásban (elsősorban elektronikus úton), a jegyzőkönyvre hivatkozva tehetik meg. A megjelölt határidőig be nem érkezett (vagy más alkalmas módon nem jelzett) észrevételek semmisnek tekintendőek.

    A jegyzőkönyv vezetője az észrevételeket megfelelően feldolgozza és a jegyzőkönyvet az észrevételek határidejét követő egy munkanapon belül véglegesíti.

    Feldolgozhatatlan ellentét esetén a jegyzőkönyv vezetője azt jelzi a projektvezetésnek, amely az ellentétet vagy feloldja/eldönti, vagy az érintettek megfelelő bevoná sával tisztázza.

    A jegyzőkönyv vezetője a jegyzőkönyv véglegesítéséről, illetőleg a feldolgozhatatlan ellentétről az érintetteket az észrevételek határidejét követő egy munkanapon belül értesíti.

    A jegyzőkönyv vezetője köteles a megbeszélés során felmerült problémákat és feladatokat az érintett munkacsoport-vezetőhöz vagy projektvezetőhöz haladéktalanul eljuttatni.

    Amennyiben a megbeszélésről egy vagy több nélkülözhetetlen munkatárs igazoltan vagy igazolatlanul hiányozna, az automatikusan a megbeszélés elha lasztását jelenti.

    A megbeszéléseken a mobil telefon kikapcsolása kötelező.

    Megbeszélésről résztvevőt kihívni csak halaszthatatlan esetben lehet; a munkacsoport-vezető, ill. a projektvezető távozása esetén az ilyen eset automatikusan az illető visszatértéi g tartó szünetet jelent.

    A megbeszélések résztvevői csak indokolt esetben jelölhetnek ki maguk helyett a megbeszélés napirendjében szereplő témákban kompetens, őket helyettesítő személyt. Ez alól kivétel a munkacsoport-vezetők esete, akik a csoportot közösen vezetik, és az ő egyeztetett belátásuk szerint vesznek részt az őket érintő megbeszéléseken.

    A telefonon történő megbeszélések

    A telefonon történő megbeszélések elsősorban egyeztetésre szolgálnak, másodsorban rövid és kis jelentőségű esetek megbeszélésé re.

    Ezért a telefonon történő megbeszélések rögzítése általában nem megkövetelt. Amennyiben az mégis elengedhetetlen, telefonon történt megbeszélés részleteinek és eredményének rögzítésére

    Ugyanez érvényes a kettőnél több résztvevős (ún. konferencia) telefon-megbeszélésre is.

    Az írásbeli levelezés

    Az írásbeli levelezés történhet

    Elektronikus posta (e-mail)

    Minden projekt tag önálló, személyéhez hozzárendelt levelezési címet fog használni. Annak érdekében, hogy a várhatóan nagyszámú elektronikus levelezés (továbbiakban üzenet) feldolgozása, azonosítása a lehető legkönnyebb legyen, szükséges a következő szerkezet és elvek betartása:

    Az üzenet szerkezete a következő

    Levelezési listák

    A levelezés hatékonyságának növelésére levelezési listák szolgálnak, amelyek a levelezés archiválását és gyors visszakeresését is támogatják. A létrehozandó levelezési listák:

    Levelek

    A levél alaki és tartalmi összetevői azonosak a hivatali és irodai gyakorlatban alkalmazottakkal.

    Fő jellemzője, hogy elsősorban papíron létezik, a megfelelő iktatással. Eredetije általában a címzetthez kerül, míg a másolat az iktatás után a küldőnél található, ahonnan nem vihető el. Szükség esetén róla munkamásolat készíthető.

    Telefax üzenetek

    Lényegében azonos szabályok vonatkoznak rá, mint a papír alapú levelezésre.

    Külön hangsúly fektetendő a következőkre:

    A projekten belüli megbeszélések rendje

    A projekten belüli kommunikáción a projekttagok egymás közötti kommunikációját értjük.

    Jelen dokumentum csak a hivatalos kommunikációról rendelkezik. Az informális kommunikáció kialakításáért a projekt- és a munkacsoport-vezetők a felelősek.

    A projekten belüli rendszeres megbeszélések a következők:

    Projekt teljes létszámú megbeszélés

    A PIÉ szokásos forgatókönyve

    A PIÉ teljes időtartama: max. 1,5 óra.

    Tájékoztató az egé sz projektet érintő eseményekről. Felelős: projektvezetők. Időtartam: max. 15. perc.

    Minden munkacsoport beszámol az elvégzett munkáról és a hátralévő feladatokról. A beszámoló alapja a korábban megtartott státusz-megbeszélés. Időtartam: max. 10 perc munkacsoportonként. Felelősök: a munkacsoport-vezetők.

    Azon problémák megbeszélése, amelyek az egész projektet érintenek. A megbeszélések feltétele, hogy a probléma feldolgozottsága lehetővé tegye a gyors lezárást. Felelős: projektvezetők. Idő: max 30 perc. A rendelkezésre álló fél óra túllépése esetén új időpontot kell kijelölni.

    Bármely egyéb, az egész projektet érintő kérdés.

    Munkacsoportszintű státusz megbeszélés

    Egyéb

    Amennyiben bár milyen más jellegű rendszeres megbeszélésre igény van, a megfelelő vezetői szint döntése után kell azt bevezetni.

    A projekten kívüli és vezetői megbeszélések rendje

    A projekten kívüli és vezetői rendszeres, illetve eseti megbeszélések a következők:

    Projekt Igazgatóság

    Egyéb

    A projekten belüli kommunikációhoz hasonlóan, amennyiben bármilyen más jellegű rendszeres megbeszélésre vagy kommunikációs formára igény van, a megfelelő vezetői szint döntése után azt be kell vezetni.

    A projekt ügyrendje

    Alapfogalmak

    A továbbiakban a projekt ügyrendje szempontjából alapfontosságú fogalmak értelmezése szerepel, az egységes használat érdekében.

    Termékek: A projekt során leszállítandó, a szolgáltatások nyújtásához szükséges megoldások, így többek között…..

    Szolgáltatások: A XY szolgáltatás, amelyet a felhasználó intézmények vesznek majd igénybe, s amelynek kialakítása a projekt feladata. A XY szolgáltatás tartalma…

    Projekt-dokumentumok: A projektvezetés adminisztratív, a projekt-folyamatot támogató dokumentumai, amelyek els ősorban a résztvevők közti kommunikációt segítik elő azáltal, hogy

    Ilyen dokumentumok pl. a rendszeres jelentések, az értekezletek emlékeztetői stb.

    A projekt eljárásrendje

    A projekt a saját működési rendje szerint működő szervezet. Külön szervezeti struktúrája, jelentési- és döntéshozatali rendje és fórumai vannak.

    A projektszervezetben alapvető döntési séma a konszenzus és fölterjesztés, melyet részletesebben a következő fejezet tartalmaz.

    Döntéshozatali rend

    Az egyes szereplők a Projektszervezet fejezetben meghatározott feladatok és felelősségek szerint dö ntenek.

    Amennyiben a döntés feladata, joga egy szervezetet illet meg, a döntést a szervezet vezetője fogalmazza meg, és egyúttal felel is a döntésért. A szervezet többi tagja a szervezet ülésének emlékeztetőjében megfogalmazott döntéssel kapcsolatban írásban észrevételt tehet, és azt eljuttathatja a szervezet vezetőjének.

    Amennyiben egy szervezet vezetője az egyébként a szervezetének vagy a vezetőnek a feladatai közé sorolt kérdésben nem tud dönteni, azt felterjeszti a következő, magasabb szintű szervezet e lé három munkanapon belül.

    Amennyiben egy szervezet egyenrangú vezetői nem tudnak megállapodni a szervezetük feladatai közé sorolt kérdésre vonatkozó döntésben, ugyancsak felterjesztik a kérdést a következő, magasabb szintű szervezet elé három munkanapon b elül.

    A legmagasabb szintű szervezet egyenrangú vezetői konszenzusának hiánya esetén külső szakértőt vonnak be a döntés támogatására.

    Egy szervezet vagy személy feladatkörébe utalt kérdésben a döntést csak indokolt esetben terjesztheti a következő szintű s zervezet elé.

    Felterjesztési rend

    A beszámolás rendje

    A munkacsopor t- és a projektvezetők feladata a beszámolók készítése, a státuszjelentések kitöltése. Ennek megfelelően beszélhetünk munkacsoport státuszról és projekt státuszról.

    A státuszjelentés rendszerességgel készül, ennek határideje mindig a megfelelő szintű státusz megbeszélésének időpontja előtti nap 24. órája. A státuszjelentések rendszeres vezetése és rögzítése biztosítja az egyes szinteken a projekt előrehaladásának nyomon követhetőségét, a munka során felmerült problémák bizonylatolását.

    A státuszjelentés tartalmazza az előző státusz-megbeszélés, illetve jelentés óta elért eredményeket, a tervvel összevetett ütemezést, a heti feladatokat, problémákat, változtatásokat, megbeszélendőket, kockázatokat, valamint a megbeszélés résztvevőinek névsorát.

    Jelentési rend

    A projekt a hatókörén belüli kérdésekben saját maga végzi szabályozó és döntéshozatali tevékenységeit. Az NIIF Iroda szervezeti és működési struktúrájába a projekt hatókörén túlmutató döntési helyzeteknél kapcsolódik. Ezek lehetnek erőforrás-allokálási , stratégiai, vagy szakmai kérdések. Ilyenkor a projekt a vezetés elé terjeszti a döntési javaslatot.

    A jelentések rendszere illeszkedik a projekt időszakra kialakított projekt szervezeti struktúrához:

    A projekt dokumentációs rendje

    A projekt dokumentációs rend célja, hogy a projekt során előállított elektronikus és papír alapú dokumentumok strukturáltan rendelkezésre álljanak, tárolhatók és egyértelműen visszakereshetők legyenek. A dokumentációs rend biztosítja, hogy az egyes dokumentumok élettörténetét n y omon lehessen követni, és verziókeveredés ne fordulhasson elő.

    A projekt adminisztráció a koordináció megoldása érdekében kiemelten fontos. A projekt során a dokumentációs eljárás kialakításáért és működtetéséért a projektvezetők a felelősek.

    Iktatás

    Verziókezelés

    Anyagok átadása-átvétele

    Formai követelmények

    A projektmunka során a projekt által előállított dokumentumokat azonos template-tel - formai mintával - szükséges készíteni. Az egységes, projektszabványoknak megfelelő "dokumentum-arculat" elérése a Projekt Iroda vezetőjének, és a projektvezetők feladata. Minden dokumentumnak tartalmaznia kell a következő adatot:

    A dokumentum fejrészében az első oldalon az NIIF logója, a további oldalakon pedig a dokumentum címe.

    Elektronikus projektdokumentáció - Könyvtárstruktúra

    .A fájlszerveren létrehozott könyvtárstruktúra tükrözi a projekt szakaszait, illetve a projekt szervezetének felépítését:

     

    A projekthelyszín és felszerelése

  • Projekt helyszíne

    Miskolc és az OSZK

  • Munkavégzés általános feltételei

  • A projektben résztvevők elérhetősége
  • A projektben működő minden fél a kölcsönös elérhetőség érdekében a projekttervezési szakaszban a projektvezetőnél és az NIIF Irodában megtalálható a résztvevő munkatársak elérhetőségi adatai.

    14.Projektterv

    A projekt részletes tervét egy külön anyag tartalmazza. MS Project-ben, vagy hasonló eszközzel készített projektterv.

    Részei minimálisan a projekttervnek: feladatok, feladatok közötti függőségek, mérföldkövek, feladatok kezdési és befejezési időpontjai, szükséges emberi erőforrások, egyes mérföldkö vekhez vagy feladatokhoz kapcsolódó leszállítandók.

    Feladatok:

    1. Projekt előkészítés

    2. Rendszerterv elkészítése

    3. Programok elkészítése

    5. Tesztelés